A medida que se ha generalizado el uso de bases de datos en Internet e intranets han surgido ciertas confusiones a la hora de usar herramientas basadas en contenidos. La principal es si en la empresa conviene utilizar software de gestión documental o de gestión de contenidos.

De hecho, herramientas como los wikis e incluso los blogs se utilizan indistintamente con ambas finalidades. Los principales CMS (sistemas de gestión de contenidos) son empleados tanto por medios de comunicación como por compañías que desean gestionar internamente su conocimiento y documentación.

¿Cuál es la solución ideal? Si bien es cierto que se puede utilizar un CMS para hacer gestión documental, existen alternativas especializadas que probablemente son más apropiadas. En el caso del wiki, sus aplicaciones están de hecho mucho más orientadas a la gestión documental, que exige mucha más organización y ordenación.

Lo que ha ocurrido simplemente es que durante años se han vendido complejos sistemas de gestión documental y de conocimiento que después apenas se han usado. Los documentalistas seguían empleando sus bases de datos de toda la vida para realizar su trabajo. Y últimamente se han empezado a pasar a nuevas herramientas tipo wiki o blog, apenas sofisticadas, sumamente colaborativas y muy sencillas de usar.

Afortunadamente, las cosas empiezan a cambiar. Además de alternativas propietarias muy robustas como Documentum (poco colaborativo, eso sí) o SharePoint (muy colaborativa), han empezado a aparecer programas libres. El más interesante es probablemente Alfresco, que no estaba previsto que fuera libre pero ha terminado siéndolo, supongo que como estrategia comercial.

Y hay más. Ultimamente he oído hablar bien (no lo he probado) de Scenari, desarrollado por la Universidad de Compiègne (Francia). Me apetece probarlo, especialmente despues de leer que el software se desarrollo en el marco de un proyecto de investigación con la compañía de seguros Axa. Y es que este tipo de empresas tienen necesidades de gestión documental muy avanzadas. Tras conocerlo, también han empezado a utilizarlo Peugeot y SNCF (Renfe de Francia).

Estos programas tienen una diferencia fundamental con los CMS de toda la vida: antes de ponerte a introducir contenidos tienes que especificar la estructura de cada tipo de información, como si de una base de datos o un CSS (esquema de una página web) se tratara. Después, creas formularios para cada tipo de contenido. Es algo que no tienen, por ejemplo, los wikis.

Tampoco lo tienen las herramientas colaborativas de Google, que son un gran avance respecto a los wikis (al menos, en usabilidad), pero que están más enfocadas a competir con Microsoft Office que con programas de gestión documental. En cualquier caso, creo que una killer application sería desarrollar ahora un sistema de gestión documental que funcione sobre Google Apps. Y es que estoy convencido de que ya hay mucha gente ya utilizando Spreadsheets para poner en marcha bases de datos.