Creo que en Alianzo empleamos demasiadas herramientas colaborativas y eso puede generar a medio plazo ciertos problemas de gestión. Empezamos a necesitar software que integre todos nuestros correos, agendas, contactos, proyectos, conversaciones, documentación, conocimiento…

A día de hoy estamos empleando los siguientes programas:
– Thunderbird, Gmail y Outlook para el correo. Afortunadamente, Gmail se integra con los otros dos y hay muchas aplicaciones capaces de "hablar" con Outlook.
– Outlook y Google Calendar para la agenda.
– Dot-project para gestionar proyectos, con el consiguiente calendario, que lamentablemente todavía no hemos integrado ni con Outlook ni con Google Calendar.
– MediaWiki y Google Docs para gestión del conocimiento y de nuevos proyectos comerciales. Aquí empezamos a tener ciertos problemas de reparto de la información, que a veces también se queda en Outlook o incluso en el disco duro de algún ordenador.
– Kide Blogs (un producto de Alianzo) y Twitter para la comunicación externa.
– SugarCRM para los contactos comerciales y las libretas de direcciones de Outlook, Gmail y Thunderbird para contactos más habituales. Por cierto, que muchos de estos contactos también se quedan en la agenda del móvil.
– Skype para las conversaciones en tiempo real.

En fin, que estamos empezando a observar varios problemas:
– Difucultades para enseñar a los nuevos empleados qué y dónde encontrar lo que buscan.
– Cierta desorganización en la gestión del conocimiento desde que hemos introducido Google Docs, ya que unas cosas están en un sitio y otras en otro.
– Mantenimiento técnico complejo, ya que cada programa tiene su librillo.
– Dificultad para integrar el acceso a todos estos programas.
– Necesidad de que unos programas hablen con otros para actualizarse la información, cosa que deberíamos hacer urgentemente con el gestor de proyectos y el resto de programas.

La verdad es que mi ideal sería disponer de una aplicación que permitiera hacer todas estas cosas desde un sitio único. Los que más fácil lo tienen son a día de hoy Google y Microsoft, pero todavía no lo han conseguido. Microsoft Sharepoint es un importante avance pero sólo es aplicable a grandes organizaciones. También pueden conseguirlo IBM y Salesforce, que tienen un gran conocimiento de software de gestión.

Hoy he conocido otra aplicación que aspira a llenar este vacío y que me ha parecido muy interesante. Se llama Huddle y sirve para gestionar proyectos, compartir documentos, gestionar agendas y establecer comunicaciones. Cada usuario tiene una especie de panel desde el que puede gestionar toda su información y compartirla con su "red social laboral". Es interesante en cuanto unifica algunas de las labores que actualmente realizamos con programas distintos, aunque me temo que todavía le faltan algunos puntos y fundamentalmente la integración de los contactos comerciales y del correo electrónico.