Hay que reconocer que el e-mail es hoy en día la herramienta colaborativa más importante de cualquier profesional. Y no porque sea la mejor diseñada para trabajar con otras personas, sino porque está en la base de la comunicación y, a falta de mejores aplicaciones, se ha convertido en el centro de la colaboración. Así que me he puesto a recopilar una serie de cosas que hago a diario con mi Outlook (ni Thunderbird ni Gmail son a mi gusto alternativas al producto de Microsoft).

1. Enviar y recibir correos. Obviamente.
2. Manejar tareas pendientes. ¡Cuántas veces le he dicho a alguien que me envié un mail para no olvidar algo que le debo! ¡O cuántas veces no me habré acostado más tarde de lo debido en mi afán por vaciar mi bandeja de entrada!
3. Guardar documentos importantes adjuntos a un e-mail. En esto, por cierto, es donde peor funciona Outlook, pues su buscador es bastante malote.
4. Conservar correos que hacen las veces de contratos a efectos legales. Por pura precaución.
5. Manejar mi lista de contactos. Aunque en este capítulo estoy migrando poco a poco al CRM, que me ofrece muchas más funcionalidades. Curiosamente, muchas veces empleo la carpeta de "Enviados" para buscar contactos que no tengo guardados.
6. Gestionar mi agenda diaria. Intenté migrar a una aplicación web pero no he podido: sigue siendo mucho más rápida y ubicua la agenda de Outlook.
7. Hacer anotaciones rápidas. Muchas veces me acuerdo de algo en el sitio "incorrecto" y, para no olvidarme de ello, me autoenvío un correo. Especialmente si en ese momento tengo acceso a Gmail.
8. Chatear. No pocas veces te cruzas varios mails con la misma persona en cortos periodos de tiempo. ¿Por qué no utilizo Skype o el Messenger? Simplemente, porque mis contactos de trabajo apenas están en estas aplicaciones.
9. Gestión de documentos en los que deben colaborar varias personas. En este campo en Alianzo migramos en su día a un wiki y últimamente lo estamos haciendo a Google Apps.
10. Gestión de proyectos. Esto sí que conviene sacarlo de Outlook. Fundamentalmente porque hay personas que manejan muy bien su bandeja de entrada y otras que no lo hacen tan bien. Esto hace que un proyecto corra mucho riesgo si se gestiona con Outlook. Es conveniente emplear una aplicación de gestión de proyectos. De todas formas, es muy típico reenviar correos de clientes con demandas o bugs de última hora. ¡Y qué difícil es seguirles luego el rastro! Habría que crear una aplicación que genere tareas en un gestor de proyectos a partir de determinados mails.

Y utilizar para tantas cosas una aplicación como Outlook plantea no pocos problemas:

1. Los backups. Cada cierto tiempo copio mi outlook.pst, pero cada día es más grande. De esto sabe mucho Carlos Blanco, que hace poco perdió su correo de los últimos dos años.
2. Tener agendas de contactos en el Outlook y en el CRM (por no hablar de la blackberry o la palm) acaba generando incoherencias. Y es que los programas de sincronización son todos un tostón y no pocas veces te duplican los contactos (lo cual es mejor que perderlos, en cualquier caso).
3. Me he acabado haciendo tan dependiente del correo que unas horas sin él acaban angustiándome. Y es que mucha gente se ha acostumbrado a que responda con cierta celeridad.
4. Clasificar correos cada día es más difícil. De todas formas, he llegado a la conclusión de que no merece la pena hacerlo. Es más sencillo guardarlos todos en el mismo sitio y buscarlos con ayuda de una aplicación externa como Google Desktop (todavía no he probado Windows Vista, que al parecer mejora mucho en este capítulo).
5. El spam, que puede llegar a ser mortal. Ahora mismo utilizo Google Apps para el correo corporativo, con lo que tengo un filtro anti-spam, pero falla de vez en cuando, lo que resulta especialmente grave cuando un mail importante se te queda en el servidor por esta causa.
6. Tantos correos (y sobre todo, sus adjuntos) acaban generando enormes ficheros, con lo que siempre temo que un día Outlook acabe "explotando".
7. La carpeta de elementos enviados no es el mejor método para buscar contactos ya que Outlook te la archiva cada cierto tiempo, con lo que los correos más antiguos no los vas a poder encontrar fácilmente.
8. Tener contactos en tantas aplicaciones (Skype, Messenger, CRM, Outlook) y equipos (palm, móvil, ordenador, blackberry) es un auténtico rollo. Echo de menos una killer-application que centralice este tema.
9. El correo electrónico es privado, lo que dificulta considerable la colaboración (que exige una previa compartición). Por eso, resulta fundamental sacar del e-mail todos los intercambios de información entre varias personas.