Las intranets son fundamentales para crear Empresas 2.0. Sin embargo, las que tenemos ahora apenas se utilizan y no están consiguiendo los objetivos que buscan. Esta es la base argumental de un reciente artículo de Jerermiah Owiang en Web Strategist que me ha parecido muy interesante. Lo resumo.

  

¿Por qué no funcionan las intranets actuales?
– Porque los que las mantienen pertenecen normalmente a un único departamento, el de Marketing, con objetivos que no son los mismos que los del resto de empleados. De ahí que muchas empresas entiendan intranet sólo como una forma de transmitir noticias positivas a toda la organización.
– Porque los departamentos de sistemas, que son los que las mantienen, pasan de ellas. Lo que les gusta es normalmente el mastodonte del ERP o la web externa.
– Porque no se le reconoce ningún valor. Hay que hacerla, sí, pero sin saber muy bien con qué finalidad.
– Porque hay demasiada gente que quiere opinar. Desde marketing, hasta recursos humanos, pasando por los técnicos.
– Porque los jefes no las utilizan. Ellos hablan con sus secretarios/as para todo, incluso para enviar sus mails. Esto es tan real como la vida misma, por cierto.

Y este es el proceso de evolución de una intranet, tal y como lo define Owiang:

1. Al principio, la iniciativa parte de alguien muy innovador que pone en marcha un servidor desde su propio PC. Otros le siguen y al final el departamento de Sistemas lo instala todo en un servidor común. Obviamente, estas intranets son todo menos bonitas.

2. A medida que la empresa se va dando cuenta del interés de compartir información, se busca un interfaz más usable y se subcontrata todo a una empresa de diseño. ¡Qué horror… digo error! En algunos casos, se encarga a una persona de la empresa que "supervise" todo el tema.

3. Poco después, la gente se da cuenta de que interfaz bonito no es lo mismo que uso. Así que se empieza a pensar en que haya un sistema de publicación de contenidos.

4. A medida que entra más gente a publicar, hay que empezar a dotar a cada uno de su propio contenido. Hay que personalizar y poner en marcha sistemas de búsqueda. En este estado se encuentran ahora mismo muchas intranets.

5. La fase de colaboración, que supone que los empleados puedan trabajar al mismo tiempo en un documento, exige superar la anterior. Por eso no tiene mucho sentido introducir un sistema colaborativo sin haber puesto en marcha un sistema de búsquedas en la intranet corporativa.

6. La Empresa 2.0 llega al final de todo este proceso. Supone poner en común ideas y generar redes interna entre empleados con el fin de generar capital social. Nos cuesta un montón verlo. Sí. Porque primero hay que atravesar otras fases y la mayor parte de las empresas están todavía en la 4 (por ser optimistas).

Y para terminar, cuáles son las claves de una buena intranet:
– Que haya un comité que la supervise.
– Que todo el mundo tenga libertad para publicar lo que quiera.
– Que el contenido tenga fecha de caducidad. El contenido viejo debería revisarse cada cierto tiempo.
– Que el departamento de Sistemas se tome la intranet como una pieza fundamental de la infraestructura informática de la organización.